Pourquoi et comment automatiser votre facturation ?

Bien que l’automatisation du marketing et des ventes soit souvent perçue comme une priorité, les solutions permettant d’automatiser la gestion des factures sont de plus en plus recherchées. Souvent considérée comme fastidieuse, chronophage et répétitive, la facturation reste une tâche essentielle pour toutes les entreprises, peu importe leur taille ou leur secteur d’activité.

Son automatisation présente donc plusieurs avantages :

• Gain de temps
• Réduction des erreurs humaines
• Amélioration de la rentabilité (gestion de trésorerie)

Tout cela est très bien, mais comment faire concrètement ? Chaque entreprise ayant ses spécificités, quels sont les leviers dont disposent les PME pour automatiser leur facturation aujourd’hui ? Analysons comment 4 méthodes de facturation très répandues sont souvent automatisées.

Les 4 méthodes courantes de facturation facilement automatisables.

Facturation récurrente : Ce type de facturation implique l’envoi de factures à intervalles réguliers, par exemple tous les mois ou tous les trimestres. L’automatisation de ce processus permet de programmer l’envoi automatique de ces factures, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs humaines. Par ailleurs, généralement associé à des solutions de prélèvements, ce type de facturation tend à améliorer la gestion de trésorerie de l’entreprise (Prélèvement SEPA, GoCardless).

💡 Les entreprises de services informatiques, qui facturent régulièrement leurs clients pour l’assistance informatique ou la maintenance de leur système informatique.

Facturation des projets : En fonction des secteurs d’activité, les projets peuvent être facturés en une ou plusieurs fois (par exemple à la fin du projet ou à l’issue de tâches spécifiques). Cela peut également impliquer l’utilisation de feuilles de temps (virtuelles). L’automatisation de ce type de facturation peut être réalisée à l’aide d’outils de gestion de projet. Ces logiciels facilitent le suivi des tâches et permettent d’identifier notamment celles qui ont été effectuées. Les informations ainsi recueillies peuvent alors être utilisées par la suite pour générer automatiquement des factures.

Là encore, le gain de temps est palpable. De plus, cette méthode de facturation est souvent très appréciée par les clients. Elle leur offre généralement plus de transparence sur l’avancement du projet et leur permet de mieux comprendre les coûts qui y sont associés.

💡 Les entreprises de construction, qui facturent leurs clients pour la réalisation de projets de construction, tels que la construction de bâtiments ou de routes.

Facturation des consommations: Ce type de facturation est très souvent lié à l’utilisation de ressources spécifiques, telles que l’électricité, les télécommunications et les bandes passantes. Fréquemment couplée à la facturation récurrente (abonnement + consommation), cette méthode permet de facturer avec davantage de précisions l’utilisation des ressources. Les clients peuvent alors plus facilement adapter et optimiser leur consommation. Pour automatiser cela, il convient de collecter les données de consommation automatiquement afin de les intégrer aux factures à l’issue de la période (par exemple mensuelle).

💡 Les entreprises de stockage en libre-service, telles que les garde-meubles ou les entrepôts de stockage, peuvent utiliser la facturation des consommations pour facturer les clients en fonction de la quantité variable d’espace de stockage qu’ils utilisent.

Facturation des tickets : Pour réaliser une facturation basée sur le ticketing, il est nécessaire de créer un ticket d’intervention pour chaque nouvelle demande provenant d’un client. Plusieurs logiciels ou plateformes permettent déjà d’automatiser cette tâche simplement. Le ticket peut ensuite être assigné en interne en fonction de sa nature (services et/ou collaborateurs). La facturation des tickets est de plus en plus automatisée. À la fin du mois (ou de la période), les tickets créés au cours du mois sont regroupés par client, puis automatiquement convertis en factures. Une autre manière de gérer le ticketing consiste à vendre au client des packs de tickets prépayés. Dans ce cas, un outil automatisé peut informer le client de la nécessité de renouveler son stock de tickets (génération automatique d’un devis pour le renouvellement).

Aller plus loin avec l’automatisation de la comptabilité client

L’automatisation de la facturation peut être une solution bénéfique pour l’ensemble des processus comptables, et pas seulement pour la génération des factures clients. En effet, l’introduction de cette solution peut améliorer la gestion de la comptabilité client en offrant une multitude d’avantages :

• Envoi automatique et personnalisé des factures clients par e-mail
• Possibilité de personnaliser les relances clients en fonction de leur historique de paiement
• Réduction des délais de paiement grâce à un système de prélèvement SEPA, qui permet une gestion simplifiée des paiements
• Suivi en temps réel des paiements clients, avec la possibilité d’automatiser la saisie des paiements reçus
• Gestion des litiges et des impayés automatisée, permettant un suivi plus efficace des clients en retard de paiement
• Archivage électronique des factures et des documents comptables, offrant ainsi un accès facile et rapide à ces données.
• Génération automatique des écritures comptables client

En somme, l’automatisation de la facturation peut apporter de nombreux avantages à une PME, en permettant une gestion plus efficace et plus rapide des processus comptables.

En conclusion

L’automatisation de la facturation présente plusieurs avantages pour les PME, tels que le gain de temps, la réduction des erreurs humaines et l’amélioration de la rentabilité.

En automatisant la facturation, les entreprises peuvent également améliorer la transparence pour leurs clients, offrir une meilleure précision dans la facturation des consommations et une meilleure adaptation et optimisation de la consommation des ressources.

Enfin, cela permet une plus grande efficacité dans la gestion des projets et l’amélioration de la satisfaction client grâce à une communication plus transparente et une meilleure compréhension des coûts associés.

N’hésitez pas à me contacter si vous souhaitez en savoir plus sur l’automatisation de la facturation ! Je me ferai un plaisir de répondre à vos questions et de vous aider à trouver des solutions adaptées à votre entreprise.